TẠI SAO E-OFFICE TRỞ THÀNH XU HƯỚNG TẤT YẾU TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP?
Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, việc lưu trữ khối lượng lớn giấy tờ và yêu cầu ký, phê duyệt trực tiếp có thể gây ra nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, chi phí vận hành và khả năng quản lý tổng thể.
Khó khăn của doanh nghiệp khi cần quá nhiều không gian lưu giữ tài liệu
Đối với những doanh nghiệp chưa tìm được cách tối ưu không gian lưu trữ, rủi ro dẫn đến giảm năng suất công việc là điều rất khó tránh khỏi. Đặc biệt, khi cần trích xuất hồ sơ, việc tìm kiếm trong lượng tài liệu đồ sộ trở nên chậm chạp và kém hiệu quả, làm gián đoạn tiến độ công việc. Đồng thời, quy trình phê duyệt bị trì hoãn do yêu cầu sự có mặt trực tiếp của người ký, gây khó khăn trong các tình huống khẩn cấp. Bên cạnh đó, tài liệu giấy dễ bị hư hỏng hoặc mất mát do các yếu tố như ẩm ướt, cháy nổ hay côn trùng, dẫn đến những thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Những thách thức này cho thấy sự cần thiết của việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý tài liệu điện tử nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và đảm bảo an toàn thông tin.
Xu hướng chuyển đối số và nhu cầu số hóa quy trình làm việc
Trong bối cảnh cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp Việt Nam.Quá trình này không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ mới, mà còn đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về tư duy, văn hóa và phương thức hoạt động của tổ chức. Việc số hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, để đạt được thành công, doanh nghiệp cần vượt qua những thách thức như chi phí đầu tư ban đầu, thay đổi văn hóa tổ chức và đảm bảo an ninh thông tin. Do đó, việc lập kế hoạch chiến lược và chuẩn bị kỹ lưỡng là điều kiện tiên quyết để thực hiện chuyển đổi số hiệu quả.
Giải pháp E-Office - Văn phòng điện tử không giấy tờ
Viettel Software ra mắt hệ thống văn phòng điện tử E-Office hỗ trợ doanh nghiệp, cơ quan số hóa quy trình xử lý văn bản, công việc và điều hành nội bộ. Giải pháp này được thiết kế nhằm mục tiêu giảm thiểu rủi ro mất tài liệu và thời gian làm việc nhờ những chức năng thông minh, tự động hóa.
Các tính năng nổi bật của hệ thống E-Office
- Ký điện tử, Cloud CA: Ký văn bản trực tuyến mà không cần in ấn, Cloud CA hỗ trợ xác thực và đảm bảo tính pháp lý của chữ ký số.
- Quản lý văn bản và thư viện văn bản: Lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu điện tử một cách có hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin. Ngoài ra, tài liệu nội bộ có thể được chia sẻ dễ dàng hơn, giảm thiểu việc thất lạc hồ sơ.
- Quản lý quy chế, quy trình: Kiểm soát tuân thủ nội bộ, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và triển khai các quy định làm việc một cách minh bạch.
- Quản trị hệ thống: Cho phép quản lý, phân quyền truy cập người dùng và đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.
- Quản lý nhiệm vụ đơn vị, nhiệm vụ cá nhân: Phân công, theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân/phòng ban. Cung cấp báo cáo chi tiết về công nghiệp, hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định.
Lợi ích to lớn mang đến cho khách hàng
Khi mọi quy trình có thể được lưu trữ và xử lý trực tuyến, khách hàng sẽ cảm nhận được những lợi ích rõ rệt của hệ thống văn phòng điện tử.
- Ký duyệt nhanh chóng, tiện lợi: Người dùng có thể ký và phê duyệt mọi lúc, mọi nơi vào bất kỳ thời điểm nào. Chữ ký số được đảm bảo tính pháp lý bởi công nghệ của hệ thống E-Office, chống giả mạo và bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu.
- Phê duyệt và quản lý hồ sơ hiệu quả: Thông tin về văn bản, hồ sơ công việc và lịch làm việc của tất cả các đơn vị được quản lý một cách đồng bộ, đảm bảo tính liên tục và thống nhất. Điều này giúp việc tra cứu, theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận trở nên dễ dàng, nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót do phân tán dữ liệu.
- Tăng cường hiệu suất và thời gian xử lý công việc: Đẩy mọi quy trình lên trực tuyến hỗ trợ xử lý công việc nhanh chóng 24/7, khách hàng có thể theo dõi và giám sát deadline liên tục. Người được giao việc cũng có thể nhận thông báo từ trợ lý nhắc việc thông minh để luôn bám sát theo lịch trình.
- Giảm chi phí và tăng cường quản trị: Số hóa tài liệu còn hỗ trợ khách hàng giảm đáng kể không gian lưu trữ vật lý, truy cập nhanh chóng, giảm chi phí mua giấy và in ấn. Cuối cùng, đảm bảo sự an toàn khi vận chuyển công văn, cắt giảm thời gian chờ đợi.
Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và phát triển bền vững cho cả cá nhân lẫn tổ chức. Một hệ thống quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định chiến lược rõ ràng, đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Nhằm mang lại giá trị to lớn cho khách hàng, Viettel Software giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử E-Office, với mục tiêu cải thiện những thách thức trong quản trị doanh nghiệp và hỗ trợ khách hàng bắt kịp xu hướng, giữ vững vị thế cạnh tranh. Bên cạnh đó, Viettel Software cũng đã gia công hệ thống văn phòng điện tử V-Office cho Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel), Công ty TNHH bảo hiểm nhân thọ MB Ageas, Ngân hàng Quốc dân - NCB và mang lại những lợi ích đáng kể trong việc quản trị, quản lý doanh nghiệp.
Quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu và triển khai hệ thống E-Office, vui lòng liên hệ qua Email: contact@viettelsoftware.com.
