PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN - GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHI PHÍ VẬN HÀNH CHO DOANH NGHIỆP​​​​​​​

Quản lý tài sản – nghe tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại là một trong những "nỗi đau thầm lặng" của nhiều doanh nghiệp. Máy móc bị hỏng chưa kịp sửa, tài sản thất lạc không rõ ai sử dụng, chi phí bảo trì đội lên bất thường... Tất cả đều bắt nguồn từ việc thiếu một hệ thống quản lý bài bản và đồng bộ. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp những rắc rối dưới đây, có lẽ đã đến lúc cân nhắc đến việc áp dụng phần mềm quản lý tài sản

Thách thức trong quản lý tài sản doanh nghiệp

Theo thống kê, các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý tài sản thường bị thất thoát từ 10–30% giá trị tài sản mỗi năm do kiểm kê sai lệch, bảo trì không đúng hạn và sử dụng không hiệu quả. Đây là một con số đáng báo động trong bối cảnh tối ưu chi phí đang là ưu tiên hàng đầu. Vậy cụ thể, doanh nghiệp sẽ đối mặt với những khó khăn gì khi chưa áp dụng công nghệ trong quản lý tài sản?

1. Dữ liệu tài sản rời rạc, khó tổng hợp

Doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống khác nhau để quản lý từng khâu trong vòng đời tài sản (mua sắm, bảo trì, khấu hao,...), dẫn đến tình trạng thông tin bị phân tán, không nhất quán, gây khó khăn trong việc ra quyết định.

2. Kiểm kê tài sản thủ công, thiếu chính xác

Việc kiểm kê bằng bảng tính hoặc giấy tờ truyền thống dễ xảy ra sai sót, khiến tài sản không sẵn sàng sử dụng hoặc bị thất thoát mà không ai phát hiện.

3. Mất dấu tài sản, không biết đang ở đâu

Không có hệ thống định vị hoặc ghi nhận trạng thái tài sản theo thời gian thực, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi vị trí, người đang sử dụng hay tình trạng tài sản.

4. Quản lý bảo trì thủ công, dễ bỏ sót

Thiếu công cụ nhắc nhở và ghi chép lịch sử bảo trì khiến tài sản không được bảo dưỡng đúng hạn, làm tăng nguy cơ hỏng hóc và chi phí sửa chữa.

5. Chưa quản lý tốt chi phí và khấu hao

Không tính toán hoặc phân bổ chi phí tài sản đúng cách sẽ ảnh hưởng đến kế toán quản trị, gây sai lệch báo cáo tài chính và làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản.

6. Tốn thời gian tìm nhà cung cấp

Không có cơ sở dữ liệu tập trung về nhà cung cấp khiến quy trình lựa chọn, so sánh và mua sắm tài sản kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ triển khai.

Phần mềm quản lý tài sản – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại

Trong bối cảnh doanh nghiệp, tổ chức ngày càng mở rộng quy mô, số lượng và chủng loại tài sản tăng lên nhanh chóng, việc quản lý tài sản một cách chính xác, đồng bộ và hiệu quả trở thành yếu tố then chốt nhằm tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất hoạt động và đảm bảo tuân thủ quy định. Giải pháp Quản lý Tài sản do Viettel Software phát triển là một hệ thống phần mềm toàn diện, hỗ trợ số hóa toàn bộ vòng đời tài sản – từ đầu tư, mua sắm, sử dụng cho đến điều chuyển, bảo dưỡng và thanh lý.
Không chỉ giúp minh bạch hóa thông tin và quy trình quản lý, phần mềm còn mang lại khả năng phân tích, thống kê và ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực, phù hợp cho mọi tổ chức – từ doanh nghiệp, tập đoàn lớn đến cơ quan nhà nước

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản

1. Đầu tư & Mua sắm Tài sản

• Hỗ trợ từ khâu lập kế hoạch, phê duyệt đến tổ chức mua sắm tài sản:
• Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm theo năm/dự án.
• Theo dõi tiến độ và trạng thái phê duyệt.
• Quản lý nhà cung cấp, hợp đồng và lịch sử giao dịch.
• Tự động đồng bộ tài sản mới vào hệ thống sau khi mua.

2. Quản lý chất lượng Tài sản

• Đảm bảo chất lượng và hiệu suất sử dụng tài sản trong suốt vòng đời:
• Ghi nhận kết quả nghiệm thu, kiểm định.
• Theo dõi lỗi, hỏng hóc, lịch sử bảo hành/bảo trì.
• Cảnh báo khi tài sản xuống cấp hoặc không đạt chuẩn.

3. Nhập/Xuất kho Tài sản

• Kiểm soát chính xác quá trình luân chuyển tài sản:
• Quản lý phiếu nhập, xuất theo quy trình rõ ràng.
• Theo dõi tồn kho tài sản theo từng vị trí lưu trữ.
• Kết nối dữ liệu với hệ thống kho vận hiện có.

4. Quản lý Tài sản

• Tính năng lõi, quản lý toàn bộ thông tin tài sản:
• Quản lý thông tin chi tiết từng tài sản.
• Theo dõi vị trí, tình trạng, người sử dụng.
• Tự động tính khấu hao theo quy định.
• Quản lý điều chuyển, sửa chữa, thanh lý tài sản.

5. Bản đồ định vị Tài sản

• Giám sát vị trí tài sản theo thời gian thực:
• Hiển thị trực quan tài sản trên bản đồ số.
• Quét QR định danh và xác nhận vị trí tài sản.
• Hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng, chính xác.

6. Báo cáo thống kê & Bảng điều khiển

• Phân tích dữ liệu – hỗ trợ ra quyết định:
• Hệ thống báo cáo quản trị, kế toán, kiểm kê.
• Dashboard theo thời gian thực giúp giám sát tình hình chung.
• Trích xuất dữ liệu linh hoạt (PDF, Excel...).

Ưu điểm nổi bật và giá trị mang lại

Trong thực tế vận hành tại các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là các tổ chức có hệ thống tài sản phân tán theo nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc địa bàn khác nhau, việc quản lý tài sản không chỉ dừng lại ở việc “có bao nhiêu tài sản” mà còn là “tài sản đang ở đâu, được ai sử dụng, tình trạng như thế nào và hiệu quả ra sao”. Nếu thiếu một công cụ quản lý tập trung, những dữ liệu quan trọng này thường nằm rải rác ở nhiều nguồn, được ghi chép thủ công hoặc phụ thuộc vào từng cá nhân phụ trách, từ đó gây ra lãng phí, thất thoát và thiếu minh bạch.

Phần mềm quản lý tài sản do Viettel Software phát triển mang đến giải pháp công nghệ toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả toàn bộ vòng đời tài sản — từ khi được đầu tư cho đến khi hết hạn sử dụng hoặc thanh lý. Nhờ số hóa quy trình, kết nối thông tin tức thời và khả năng tích hợp hệ thống mở rộng, phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành mà còn hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Dưới đây là những tính năng nổi bật cùng giá trị mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp:

1. Truy cập mọi lúc, mọi nơi – Cloud-Based Accessibility

Giải pháp vận hành hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép người dùng truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào và trên mọi thiết bị có kết nối internet. Tính năng này đặc biệt hữu ích với các tổ chức có nhiều địa điểm làm việc, giúp đảm bảo tính liên tục trong quá trình quản lý và xử lý công việc, ngay cả khi làm việc từ xa hoặc ngoài hiện trường.

2. Kiểm soát toàn diện vòng đời tài sản – End-to-End Asset Control

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản từ khâu đầu tư, mua sắm, nhập/xuất kho, theo dõi sử dụng, bảo trì đến thanh lý. Việc kiểm soát xuyên suốt giúp đảm bảo tài sản luôn được sử dụng đúng mục đích, đúng người, đúng thời điểm và duy trì được hiệu suất hoạt động tối ưu trong suốt quá trình khai thác.

3. Trung tâm thông tin tập trung – Centralized Information Hub

Toàn bộ dữ liệu về tài sản, nhật ký sử dụng, lịch sử bảo trì, di chuyển, tình trạng hiện tại... được số hóa và lưu trữ tập trung trên hệ thống. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng dữ liệu phân mảnh, dễ dàng truy xuất thông tin, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, đồng thời nâng cao tính minh bạch và chính xác trong quản trị tài sản.

4. Tiết kiệm chi phí – Cost-Effective Practices

Việc kiểm soát chặt chẽ tài sản giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng mua sắm dư thừa, thất thoát hoặc sử dụng lãng phí. Hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi lịch bảo trì định kỳ, giúp giảm thiểu chi phí sửa chữa lớn hoặc gián đoạn hoạt động do hỏng hóc bất ngờ. Nhờ vậy, doanh nghiệp tối ưu được ngân sách đầu tư và vận hành.

5. Nâng cao hiệu suất quản lý – Enhanced Efficiency

Với khả năng tự động hóa quy trình và số hóa toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến quản lý tài sản, phần mềm giúp giảm tải khối lượng công việc thủ công cho nhân sự quản lý. Nhờ đó, bộ phận phụ trách tài sản có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược thay vì xử lý giấy tờ, bảng biểu thủ công mất thời gian.

6. Dễ dàng tích hợp và mở rộng – Integration and Scalability

Phần mềm được thiết kế linh hoạt, dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như ERP, SAP hoặc hệ thống quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nền tảng còn hỗ trợ khả năng mở rộng theo quy mô phát triển, đảm bảo đồng bộ thông tin và tối ưu quy trình vận hành trong toàn bộ tổ chức.

Ứng dụng linh hoạt trong đa dạng loại hình doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài sản của Viettel Software không chỉ phù hợp với các tập đoàn quy mô lớn mà còn đặc biệt hiệu quả trong các tổ chức nhà nước, doanh nghiệp sản xuất, tài chính – ngân hàng, y tế, giáo dục hay logistics. Mỗi lĩnh vực có yêu cầu khác nhau về quy trình kiểm soát tài sản, nhưng tất cả đều cần một hệ thống giúp quản lý đồng bộ, minh bạch và tiết kiệm nguồn lực.

Tại các doanh nghiệp sản xuất, phần mềm hỗ trợ kiểm soát tình trạng máy móc, thiết bị theo thời gian thực, từ đó lên kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng kịp thời, tránh gián đoạn dây chuyền. Trong khi đó, tại khối văn phòng hoặc tài chính – ngân hàng, phần mềm giúp theo dõi toàn bộ tài sản cố định như máy tính, thiết bị văn phòng, nội thất… theo từng người dùng hoặc phòng ban, hỗ trợ quyết toán và đánh giá hiệu suất sử dụng minh bạch hơn. Với các đơn vị có nhiều chi nhánh, hệ thống còn giúp chuẩn hóa quy trình quản lý tài sản trên toàn bộ hệ thống, tránh thất thoát và tăng hiệu quả khai thác tài nguyên nội bộ.

Không chỉ là một công cụ kiểm kê, phần mềm đang trở thành nền tảng quản trị tài sản chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao năng lực quản trị và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số một cách bền vững.

Để được tư vấn chi tiết hoặc tìm hiểu thêm về giải pháp phần mềm quản lý tài sản AMS, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ qua địa chỉ email: contact@viettelsoftware.com.