LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN IT OUTSOURCING HIỆU QUẢ?

Trong bối cảnh số hóa phát triển nhanh chóng, nhiều doanh nghiệp lựa chọn IT outsourcing để giảm chi phí, tiếp cận các kỹ năng chuyên môn và đẩy nhanh tiến độ dự án. Tuy nhiên, việc quản lý các dự án IT outsourcing lại đặt ra những thách thức riêng. Để outsourcing thành công, cần có một chiến lược vững chắc, giao tiếp hiệu quả và các công cụ phù hợp để đảm bảo dự án đi đúng hướng. Viettel Software sẽ gợi ý cho Quý doanh nghiệp một số cách quản lý dự án IT outsourcing hiệu quả qua bài viết dưới đây.

1. I. Lợi ích của IT Outsourcing

Trước khi bắt đầu, chúng ta hãy cùng điểm qua một số lợi ích tiêu biểu nhất khi Doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ IT Outsourcing dự án thay vì tuyển nhân sự nội bộ.

• Giảm chi phí quản lý đội ngũ nhân sự
• Giảm bớt áp lực tuyển dụng các chuyên gia kỹ thuật
• Tập trung vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi
• Cộng tác với các đối tác hàng đầu trong ngành
• Nâng cao hiệu suất công việc

Hiện nay, thị trường IT outsourcing có rất nhiều công ty đáng tin cậy, mỗi công ty áp dụng các chiến lược quản lý dự án khác nhau nhằm đảm bảo hoàn thành dự án và mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Điều này không chỉ giúp tăng cường tỷ lệ khách hàng quay lại mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững cho các dự án tương lai. Vậy làm thế nào để khách hàng có thể quản lý hiệu quả dự án IT outsourcing?

1. II. Hướng dẫn cách quản lý dự án IT Outsourcing hiệu quả

1. 1. Xác định rõ mục tiêu và phạm vi

Để quản lý dự án IT outsourcing hiệu quả, điều quan trọng là chủ Doanh  nghiệp phải biết rõ mong đợi của mình từ việc thuê ngoài. Đừng chỉ dừng lại ở những mục tiêu chung chung như giảm chi phí hay tiếp cận nguồn nhân lực lớn, mà hãy chia nhỏ các mục tiêu thành từng bước cụ thể, kèm theo danh sách những việc cần làm.

Ví dụ, nếu bạn muốn thuê ngoài kiểm thử hiệu suất, hãy phân chia quá trình kiểm thử thành các giai đoạn nhỏ: phân tích yêu cầu, quá trình kiểm thử, thực hiện kiểm thử và báo cáo dự án. Điều này sẽ giúp bạn quản lý đội ngũ thuê ngoài dễ dàng hơn và đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải xác định rõphạm vi dự án. Xác định các mục tiêu, sản phẩm bàn giao, thời gian và nguồn lực cần thiết. Nêu rõ những kỳ vọng từ đối tác outsourcing của bạn, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể và vai trò mà họ sẽ đảm nhiệm. Phạm vi rõ ràng giúp giảm thiểu hiểu lầm và thiết lập kỳ vọng/ KPI ngay từ đầu.

1. 2. Lựa chọn đúng loại hình thuê ngoài (Outsource)

Việc thuê ngoài có thể được chia thành 3 loại chính: onshore (thuê ngoài trong nước), nearshore (thuê ngoài khu vực lân cận) và offshore (thuê ngoài quốc tế). Tùy theo ưu tiên của doanh nghiệp, bạn có thể chọn loại hình phù hợp.

Onshorephù hợp khi bạn cần giao tiếp thường xuyên với nhà cung cấp mà không gặp rào cản ngôn ngữ.

Nearshorelà lựa chọn tốt khi bạn muốn vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo liên lạc liên tục.

Offshorethích hợp khi chi phí là ưu tiên hàng đầu và bạn không ngại chênh lệch múi giờ.

1. 3. Hiểu rõ mô hình quản lý thuê ngoài

Các doanh nghiệp cần phải nắm vững các mô hình giá thuê ngoài IT trước khi ký hợp đồng. Tùy vào ngân sách và mục tiêu của dự án, bạn có thể chọn một trong những mô hình sau: dựa trên dự án, thời gian & chi phí, đội ngũ chuyên biệt, hoặc gia tăng nhân sự.

1. 4. Thiết lập quy trình bảo mật chặt chẽ

Bảo mật luôn là mối quan tâm lớn khi làm việc với đội ngũ thuê ngoài. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bảo mật chặt chẽ bao gồm các lớp bảo mật vật lý (camera giám sát, bảo vệ, v.v.), bảo mật mạng (VPN, giám sát dữ liệu), và bảo mật pháp lý (NDA, bảo mật nhân viên).

1. 5. Thiết kế quy trình giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp kém hiệu quả có thể khiến dự án thất bại. Trong giai đoạn định nghĩa yêu cầu, doanh nghiệp cần thiết lập các cuộc họp thường xuyên thông qua nhiều kênh liên lạc. Ở giai đoạn thực thi, quy trình nên được thể hiện qua cả văn bản và hình ảnh minh họa để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng. Một trong những thách thức lớn nhất trong IT outsourcing là duy trì giao tiếp hiệu quả. Thiết lập các cuộc họp định kỳ, quy định rõ các quy trình giao tiếp và chọn các công cụ hợp tác phù hợp để đảm bảo tương tác suôn sẻ giữa đội ngũ nội bộ và nhà cung cấp outsourcing.

Các công cụ như Slack, Microsoft Teams hay Trello có thể giúp giao tiếp theo thời gian thực và theo dõi công việc. Ngoài ra, hãy làm rõ múi giờ, thời gian giao tiếp ưa thích và ai sẽ chịu trách nhiệm cập nhật hoặc báo cáo.

1. 6. Chọn đối tác IT Outsourcing phù hợp

Lựa chọn một đối tác outsourcing đáng tin cậy và có kinh nghiệm là yếu tố then chốt để dự án thành công. Nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá chuyên môn kỹ thuật của họ và xem xét các dự án và phản hồi từ khách hàng trước đó. Đảm bảo rằng họ có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn và hiểu rõ các yêu cầu cụ thể của bạn.

Cần lưu ý:

• Chuyên môn kỹ thuật
• Tương đồng văn hóa
• Kỹ năng giao tiếp
• Tiêu chuẩn bảo mật
• Khả năng mở rộng

1. 7. Thiết lập mốc thời gian và mục tiêu thực tế

Xác định các mốc thời gian thực tế và các mốc quan trọng của dự án để theo dõi tiến độ và đảm bảo các sản phẩm bàn giao đúng hạn. Chia dự án thành các giai đoạn nhỏ, với các thời hạn và trách nhiệm rõ ràng. Điều này cho phép bạn phát hiện sớm các sự chậm trễ và điều chỉnh nếu cần thiết.

Tip: Sử dụng phương pháp Agile hoặc scrum để duy trì tính linh hoạt và thích ứng trong suốt dự án. Điều này giúp phát triển theo từng bước và giải quyết các vấn đề nhanh chóng hơn.

1. 8. Duy trì tính minh bạch và báo cáo thường xuyên

Tính minh bạch là chìa khóa để quản lý dự án IT outsourcing. Đặt ra kỳ vọng về việc báo cáo và giám sát tiến độ. Cập nhật tình trạng định kỳ, bảng điều khiển hoặc sử dụng phần mềm quản lý dự án như Jira hoặc Asana để theo dõi hiệu suất dự án, các điểm nghẽn và thành tựu.

Tip: Đánh giá hiệu suất định kỳ giúp đối tác outsourcing luôn bám sát mục tiêu dự án và giải quyết các vấn đề kịp thời.

1. 9. Đảm bảo an ninh dữ liệu và tuân thủ quy định

Các dự án IT thường liên quan đến dữ liệu nhạy cảm. Đảm bảo rằng đối tác outsourcing tuân thủ các chính sách bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp bạn và tuân thủ các quy định liên quan (ví dụ: GDPR, HIPAA). Thiết lập các quy trình truy cập, lưu trữ và truyền tải dữ liệu để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vi phạm bảo mật tiềm ẩn.

Danh sách kiểm tra an ninh:

• Thỏa thuận không tiết lộ (NDA)
• Chính sách mã hóa dữ liệu
• Hệ thống kiểm soát truy cập
• Tuân thủ các tiêu chuẩn ngành

1. 10. Đo lường hiệu suất nhà cung cấp IT Outsourcing

Việc quản lý và đánh giá hiệu suất của đối tác IT Outsourcing trong suốt vòng đời hợp đồng phát triển phần mềm đóng vai trò quan trọng để đảm bảo mối quan hệ hợp tác này mang lại giá trị thực và đáp ứng mục tiêu kinh doanh.

Dưới đây là những bước cần thiết để theo dõi và quản lý hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing:

• Theo dõi tiến độ dự án: Đảm bảo đối tác IT Outsourcing luôn hoàn thành các mốc thời gian dự án theo đúng cam kết.
• Đánh giá chất lượng sản phẩm: Sử dụng các chỉ số cụ thể như tỷ lệ lỗi phát sinh, mức độ cần chỉnh sửa để đánh giá chất lượng đầu ra.
• Phản hồi nhanh chóng: Xác định liệu nhà cung cấp có phản hồi kịp thời các vấn đề phát sinh hoặc yêu cầu từ khách hàng theo thỏa thuận SLA (Service Level Agreement).
• Thu thập phản hồi: Lắng nghe ý kiến từ người dùng cuối và các bên liên quan để đo lường mức độ hài lòng.
• Kiểm soát chi phí: So sánh chi phí thực tế với ngân sách đã dự kiến để đảm bảo sự tối ưu về tài chính.
• Lập lịch đánh giá định kỳ: Tổ chức các cuộc đánh giá chính thức với tất cả các bên liên quan để đảm bảo sự minh bạch và tiến độ.
• Xử lý hiệu suất kém: Định rõ các phương án xử lý khi đối tác không đạt yêu cầu, bao gồm cả biện pháp phạt hoặc điều chỉnh hợp đồng nếu cần.
• Cải tiến dịch vụ liên tục: Hợp tác với đối tác IT Outsourcing để thúc đẩy việc cải tiến chất lượng dịch vụ liên tục, từ đó tối ưu hiệu quả và giá trị dự án.

1. 11. Xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài

Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ và lâu dài với đối tác outsourcing có thể mang lại kết quả tốt hơn. Hãy coi họ như một phần mở rộng của đội ngũ thay vì một thực thể tách biệt. Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, ghi nhận thành tựu của họ và tạo môi trường làm việc hợp tác.

Quản lý dự án IT outsourcing hiệu quả đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận, giao tiếp thường xuyên và đánh giá hiệu suất liên tục. Bằng cách tuân theo các phương pháp tốt nhất này, bạn có thể giảm thiểu rủi ro, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và tối đa hóa lợi ích của việc outsourcing.​​​​​​​

Doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một đối tác IT outsourcing giàu kinh nghiệm? Tại Viettel Software, chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp IT được tùy chỉnh để thúc đẩy hiệu quả và đổi mới. Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu cách chúng tôi có thể giúp bạn đạt được mục tiêu dự án!

Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ email contact@viettelsoftware.com hoặc hotline (+84) 988889446.